---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

TERMS & CONDITIONS

Last updated: March 2026

1. About Equilibrations

Equilibrations is registered with the Belgian Crossroads Bank for Enterprises (BTW 0785.755.230). Founder and sole practitioner: Ulrike Schmülling. Registered address: Segherslaan 77, 1081 Brussels, Belgium.

Contact: ulrike@equilibrations.com

2. Services

Equilibrations offers the following services:

• Business & Executive Coaching
• EU Public Affairs Trainings (Simulation Games and Communication Workshops)
• Horse-Reflected Learning

3. Description of Coaching

Coaching is a partnership between Coach and Client in a thought-provoking and creative process that inspires the Client to maximise personal and professional potential. It is designed to facilitate the development of personal, professional or business goals and to develop a strategy for achieving those goals.

Coaching is not therapy, counselling or consulting. The Client retains full responsibility for their own decisions and actions.

4. Agreements and Proposals

All services are provided on the basis of a written agreement or confirmed proposal. A contract is binding once both parties have confirmed in writing (including by email).

For coaching, a separate Coaching Agreement will be provided prior to the first session.

For training programmes and teambuildings, specific terms including scope, format and duration will be confirmed in writing prior to the engagement.

5. Payment

Coaching: Payment is due before the first coaching session. An invoice will be issued in advance.

Trainings, teambuildings and workshops: Payment is due within 7 days of the training date. For larger formats, a deposit of 50% may be requested in advance, with the remaining balance due within 7 days after the event.

VAT is not applicable.

In case of late payment, Equilibrations reserves the right to suspend upcoming sessions or engagements until the outstanding amount has been settled.

6. Cancellation Policy

Coaching: The Client is responsible for notifying the Coach at least 24 hours in advance if they need to cancel or reschedule a session. Cancellations made with less than 24 hours notice may be charged at 25% of the session fee. Equilibrations will make a good-faith effort to reschedule the missed session.

Trainings and workshops: Cancellations made less than 30 days before the training date may be invoiced at 50%. Cancellations made less than 14 days before the training date may be invoiced in full.

7. Packages and Termination

Either party may terminate a coaching relationship at any time with two weeks written notice. The Client agrees to compensate Equilibrations for all sessions rendered through the effective date of termination. Unused sessions from a pre-purchased package will not be reimbursed.

8. Confidentiality

Equilibrations adheres to strict confidentiality and is bound by the principles set forth by the International Coaching Federation (ICF) Code of Ethics. No information shared during coaching sessions or trainings will be disclosed to third parties without prior written consent.

9. Privacy and Data Protection

Equilibrations complies with applicable privacy and data protection legislation (GDPR). Personal data shared in the context of coaching or training services will be processed lawfully, for specified and legitimate purposes only, and will not be shared with third parties. For full details, please refer to our Privacy Policy on this page.

10. Limited Liability

Equilibrations makes no guarantees or warranties of any kind with respect to the outcome of coaching or training services. In no event shall Equilibrations be liable for any indirect, consequential or special damages, to the extent permitted by applicable law. Total liability is limited to the amount paid by the Client for the relevant service.

11. Dispute Resolution

If a dispute arises that cannot be resolved by mutual consent, both parties agree to attempt mediation in good faith. If the dispute remains unresolved, it shall be submitted to the competent courts of Brussels, in accordance with Belgian law.

12. Applicable Law

These Terms & Conditions are governed by Belgian law.

─────────────────────────────────────

ALGEMENE VOORWAARDEN

Laatst bijgewerkt: maart 2026

1. Over Equilibrations

Equilibrations is geregistreerd bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (BTW/TVA 0785.755.230). Oprichter en enige praktijkhouder: Ulrike Schmülling. Maatschappelijke zetel: Segherslaan 77, 1081 Brussel, België.

Contact: ulrike@equilibrations.com

2. Diensten

Equilibrations biedt de volgende diensten aan:

• Business & Executive Coaching
• EU Public Affairs Trainingen (Rolspellen en Communicatieworkshops)
• Paardenondersteund Leren (Horse-Reflected Learning)

3. Beschrijving van coaching

Coaching is een samenwerking tussen Coach en Cliënt in een inspirerend en creatief proces dat de Cliënt aanspoort om zijn of haar persoonlijk en professioneel potentieel te maximaliseren. Het is gericht op het ontwikkelen van persoonlijke, professionele of zakelijke doelen en het uitwerken van een strategie om deze doelen te bereiken.

Coaching is geen therapie, begeleiding of advies. De Cliënt blijft volledig verantwoordelijk voor zijn of haar eigen beslissingen en acties.

4. Overeenkomsten en offertes

Alle diensten worden verleend op basis van een schriftelijke overeenkomst of bevestigde offerte. Een overeenkomst is bindend zodra beide partijen schriftelijk hebben bevestigd (ook per e-mail).

Voor coaching wordt voorafgaand aan de eerste sessie een afzonderlijke Coachingovereenkomst verstrekt.

Voor trainingsprogramma's worden de specifieke voorwaarden, waaronder de reikwijdte, het format en de duur, schriftelijk bevestigd vóór de start van de samenwerking.

5. Betaling

Coaching: Betaling dient te gebeuren vóór de eerste coachingsessie. Hiervoor wordt vooraf een factuur opgesteld.

Trainingen en workshops: Betaling dient te gebeuren binnen 7 dagen na de trainingsdatum. Voor grotere formats kan een vooruitbetaling van 50% worden gevraagd, met het resterende saldo te voldoen binnen 7 dagen na het evenement.

BTW is niet van toepassing.

Bij laattijdige betaling behoudt Equilibrations zich het recht voor om komende sessies of opdrachten op te schorten totdat het openstaande bedrag is voldaan.

6. Annuleringsbeleid

Coaching: De Cliënt is verantwoordelijk voor het tijdig verwittigen van de Coach, ten minste 24 uur van tevoren, bij annulering of verzetting van een sessie. Annuleringen met minder dan 24 uur opzegtermijn kunnen worden aangerekend aan 25% van de sessieprijs. Equilibrations zal in goed vertrouwen proberen de gemiste sessie te herplannen.

Trainingen en workshops: Annuleringen minder dan 30 dagen voor de trainingsdatum kunnen worden gefactureerd aan 50%. Annuleringen minder dan 14 dagen voor de trainingsdatum kunnen volledig worden gefactureerd.

7. Pakketten en beëindiging

Beide partijen kunnen de coachingrelatie op elk moment beëindigen met een schriftelijke opzegtermijn van twee weken. De Cliënt stemt ermee in Equilibrations te vergoeden voor alle sessies die zijn uitgevoerd tot en met de effectieve beëindigingsdatum. Ongebruikte sessies uit een vooraf aangekocht pakket worden niet terugbetaald.

8. Vertrouwelijkheid

Equilibrations hanteert strikte vertrouwelijkheid en is gebonden aan de principes van de International Coaching Federation (ICF) Code of Ethics. Geen enkele informatie die tijdens coachingsessies of trainingen wordt gedeeld, zal zonder voorafgaande schriftelijke toestemming aan derden worden bekendgemaakt.

9. Privacy en gegevensbescherming

Equilibrations voldoet aan de toepasselijke privacy- en gegevensbeschermingswetgeving (AVG/GDPR). Persoonsgegevens die in het kader van coaching- of trainingsdiensten worden gedeeld, worden rechtmatig verwerkt, uitsluitend voor gespecificeerde en legitieme doeleinden, en worden niet met derden gedeeld. Raadpleeg ons Privacybeleid op deze pagina voor meer informatie.

10. Beperkte aansprakelijkheid

Equilibrations geeft geen garanties of waarborgen van welke aard dan ook met betrekking tot de uitkomst van coaching- of trainingsdiensten. Equilibrations is in geen geval aansprakelijk voor indirecte, gevolgschade of bijzondere schade, voor zover toegestaan door het toepasselijk recht. De totale aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat de Cliënt heeft betaald voor de betreffende dienst.

11. Geschillenbeslechting

Indien een geschil ontstaat dat niet in onderling overleg kan worden opgelost, komen beide partijen overeen in goed vertrouwen te proberen te bemiddelen. Indien het geschil onopgelost blijft, wordt het voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van Brussel, in overeenstemming met het Belgisch recht.

12. Toepasselijk recht

Deze Algemene Voorwaarden worden beheerst door het Belgisch recht.